Reklama

System ERP w placówkach medycznych - potrzeba i korzyści

Mieczysław Starkowski Polityka Zdrowotna

29/12/2023 15:00

Począwszy od małych poradni, kończąc na dużych, wielooddziałowych szpitalach - wiele podmiotów medycznych wdraża zintegrowane systemy informatyczne. To pozwala im precyzyjniej i szybciej oszacować rentowność udzielanych świadczeń, prezentując w jednym miejscu różnego typu koszty, począwszy od kosztów lokalu i mediów przez koszty osobowe, aż po koszty wykorzystanych materiałów medycznych czy leków.

Trudno dziś sobie wyobrazić nasze życie bez stosowania zaawansowanych technologii. Współczesne organizacje wymagają wsparcia teleinformatycznego.

Do czego jest potrzebny system ERP w placówkach medycznych?

System ERP (Enterprise Resource Planning) to zintegrowany system do zarządzania przedsiębiorstwem, który łączy kluczowe procesy biznesowe, takie jak finanse, księgowość, kadry, płace, zaopatrzenie, magazynowanie, sprzedaż, obsługa klienta i inne. Od pewnego czasu takie oprogramowanie można spotkać również w placówkach medycznych o różnym zakresie działalności: począwszy od małych poradni, kończąc na dużych, wielooddziałowych szpitalach.

Reklama

- Podmioty te pełnią funkcje ekonomiczne, personalne, rozwojowe, marketingowe, a nawet produkcyjne – przypomina Magdalena Oczkiewicz, dyrektor konsultingu w firmie Comarch. – Mają zatem wiele znamion wspólnych z innymi przedsiębiorstwami, choć różnią się podstawowym celem działalności. Podlegają też dodatkowym, szczególnym regulacjom prawnym i standardom jakości, a także współpracują z Narodowym Funduszem Zdrowia i firmami komercyjnymi. Muszą również spełniać wymogi regulacji nakładanych przez Ministerstwo Zdrowia czy dostosowywać się do aktualnej sytuacji sanitarno-epidemiologicznej.

Najważniejsze moduły systemów ERP

Moduł finansowy

placówka medyczna zarządza finansami, a także księgowością. Zakupy leków, środków higienicznych czy środków trwałych wiążą się z podpisanymi kontraktami. Wszystkie wydatki muszą być prowadzone w sposób przejrzysty i możliwy do rozliczenia w ramach planowanych budżetów, do czego przydają się wbudowane w systemy ERP raporty czy rozszerzone analizy z wykorzystaniem narzędzi BI (Business Intelligence). Moduł finansowy odpowiada również za poprawne rozliczanie z płatnikami typu NFZ czy inni płatnicy zewnętrzni.

Reklama

Moduł magazynowy

odpowiada za zarządzanie procesami sprzedażowymi i zakupowymi, takimi jak zamówienia, oferty, dostawy, magazynowanie, inwentaryzacja, transport i inne. Placówka medyczna musi w odpowiedni sposób gospodarować posiadanymi środkami trwałymi, jak i niskimi stanami magazynowymi. Szczególnie dotyczy to działu farmacji (chodzi o zarządzanie preparatami leczniczymi).

Moduł kadrowy

a wraz z nim moduł Grafiki pracy – stanowi specyficzny element systemu ERP dedykowanego placówce medycznej. Odpowiada za zarządzanie zasobami ludzkimi, czyli takimi dziedzinami jak rekrutacja, wynagrodzenia, szkolenia, oceny, urlopy, delegacje, aż po planowanie grafików pracy z uwzględnieniem różnego rodzaju umów o pracę jak i godzin dyżurów. To rozwiązanie musi dodatkowo wspierać użytkowników w poprawnym planowaniu i rozliczaniu przepracowanych godzin zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.

Reklama

Dodatkowym modułem działającym na pograniczu systemu ERP i HIS (Hospital Information System) jest

Moduł Kalkulacja kosztów leczenia i wycena procedur medycznych

agregujący dane pochodzące z co najmniej dwóch różnych systemów. Pozwala na oszacowanie maksymalnie zbliżonych do realnych kosztów jakie ponosi placówka medyczna w kontekście leczenia pacjentów. Tego typu moduły pomagają oszacować rentowność udzielanych świadczeń, prezentując w jednym miejscu różnego typu koszty, począwszy od kosztów lokalu i mediów przez koszty osobowe, aż po koszty wykorzystanych materiałów medycznych czy leków.

Reklama

- Kluczowym z punktu widzenia organizacji jest agregacja sporej ilości danych, ale również optymalna ich prezentacja, co pozwala na bieżącą reakcję na wszelkie zmiany – zwraca uwagę Martyna Szczepanek, starszy konsultant ds. systemów medycznych w Comarchu. – Tego typu rozwiązania mogą zapewnić szybsze podążanie za zmieniającymi się trendami, a tym samym dostosowanie kierunku działalności do popytu pacjentów. To dostosowanie może wprost wpływać na wynik finansowy placówki, a tym samym poprawić jej rentowność.

Omawiany system klasy ERP powinien jednak stanowić element wdrożenia zintegrowanego ekosystemu rozwiązań informatycznych w placówce medycznej. Może to przynieść wiele korzyści, takich jak:

Reklama

Usprawnienie rozliczeń z NFZ lub innymi płatnikami, czyli rzetelne fakturowanie, zapewnienie pełnego przepływu informacji pomiędzy wszystkimi jednostkami placówki, ewidencjonowanie zawartych umów;
Zwiększenie efektywności i oszczędności poprzez optymalizację procesów, redukcję błędów, eliminację zbędnych dokumentów, lepsze zarządzanie zasobami, kontrolę kosztów i przychodów, wsparcie planowania i budżetowania;
Poprawa jakości i bezpieczeństwa poprzez monitorowanie i analizę danych, zapewnienie zgodności z przepisami i standardami, zapobieganie nadużyciom i oszustwom;
Rozwój i innowacje poprzez dostęp do nowoczesnych technologii, integrację z innymi systemami i urządzeniami, możliwość dostosowania i rozbudowy systemu na przykład o systemy dedykowane monitoringowi czasu pracy.

- System klasy ERP wdrożony w placówce medycznej jest nie tylko narzędziem do obsługi części administracyjnej, ale dzięki niezbędnej integracji stanowi także wsparcie dla części medycznej, umożliwiając podnoszenie jakości i efektywności usług zdrowotnych – twierdzi Magdalena Oczkiewicz.

System ERP znacznie ułatwił realizację wielu procesów w naszej placówce. Zdecydowaliśmy się na moduły takie jak Księga Główna, Generator Raportów, Należności – Zobowiązania, Ewidencja Kadrowa, Gospodarka Magazynowa, Centralny Słownik Systemu, Centralna Kartoteka Kontrahentów oraz Środki Trwałe. Szczególnie przydatne okazały się dla nas narzędzia do zarządzania zasobami i monitorowania wydatków. To, co najbardziej doceniam w codziennej pracy, to wygoda i komfort obsługi rozwiązania Comarch, a także jego intuicyjność - mówi Jolanta Kruszewska, zastępca głównego księgowego w Szpitalu Wojewódzkim w Łomży