„Zapomniane szpitalne dokumenty”. Polityka rachunkowości w szpitalach kuleje

Doradzając jakiemukolwiek szpitalowi, nieważne, powiatowemu czy klinicznemu, zawsze patrzymy kompleksowo. Analizujemy jego funkcjonowania pod kątem medycznym, prawnym, personalnym oraz finansowym. - pisze dla Polityki Zdrowotnej ekspertka Emilia Sujkowska, dyrektor finansowy w Kancelarii Doradczej Rafał Piotr Janiszewski.

To właśnie pieniądze pozostają od lat kwestią kluczową w każdej dyskusji o kondycji systemu ochrony zdrowia oraz szpitalnictwa.Nie znam ani jednego szpitala, w którym polityka rachunkowości nie byłaby prowadzona, ale też ani jednego, w którym byłaby prowadzona w stu procentach poprawnie. A przecież w dużej mierze decyduje ona o wyniku finansowym placówki.

Analizę finansową rozpoczynamy zawsze od gruntownej analizy dokumentów finansowych, które każda placówka ochrony zdrowia ma obowiązek prowadzić. Kiedy o nie proszę, spotykam się z różnymi reakcjami. Bywa, że z rezerwą, podszytą obawą, że człowiek z zewnątrz będzie wytykał błędy, „czepiał się”, ale najczęściej - z entuzjazmem i wdzięcznością.

Placówka ochrony zdrowia to bardzo specyficzne, ale jednak przedsiębiorstwo, a działy finansowo-księgowe są z reguły przeciążone pracą. Co zatem wynika z moich analiz dokumentów, które - jak wskazuje ustawa o rachunkowości - muszą być prowadzone przez każdy podmiot leczniczy, posiadający umowę z NFZ? 

Dokumenty te są najczęściej nieaktualizowane, niekompletne, niespełniające określonych wymogami prawa kryteriów. A przecież nie tylko główna księgowa, ale również dyrektor szpitala odpowiadają za to, w jaki sposób placówka wywiązuje się z obowiązków nałożonych przez wspomnianą ustawę.

Określa ona dokładnie i szczegółowe, jakie dokumenty muszą być prowadzone w podmiocie. Oczywiście nie oznacza to, że każdy szpital musi prowadzić politykę rachunkowości w taki sam sposób, używając tych samych narzędzi. Weźmy wycenę aktywów i pasywów. Wybieramy sposób, który będzie dla placówki najkorzystniejszy, natomiast w polityce rachunkowości mamy obowiązek dokładnie opisać, które i dlaczego zasady i praktyki, związane z prowadzeniem rachunkowości, wybraliśmy. Zasady finansowe, które obowiązują w konkretnym szpitalu i według których są prowadzone księgi rachunkowe, bezwzględnie muszą się w polityce rachunkowości znajdować. 

To oczywiście zaledwie początek. Wielu szpitalnych księgowych wzdryga się już na sam dźwięk słowa „rachunek kosztów”, a przecież prawo obliguje każdą placówkę, by w jasno określony w przepisach prawa sposób rachunek kosztów prowadzić.

Spotykałam się z sytuacjami, gdy działy finansowe placówek ochrony zdrowia usiłowały wywiązać się z tego obowiązku stosując taktykę „kopiuj-wklej” i dosłownie transferując część zapisów rozporządzenia ws rachunku kosztów do polityki rachunkowości. Nie tędy droga. Z przykrością stwierdzam, że polityka rachunkowości w placówkach ochorny zdrowia kuleje. 

Przed wszystkim, zgodnie z zapisami ustawy, powinna być ona stale aktualizowana. Tymczasem bywa, że otrzymuję dokumenty, które liczą sobie… 30 lat i w których od lat 90. niemal nic się nie zmieniło. A jeśli się zmieniło, to za sprawą aneksów, „gwiazdek”, dopisków małym druczkiem, które są totalnie nieczytelne i często - wzajemnie sprzeczne. W efekcie otrzymuję trzystronicowy dokument właściwy i trzydzieści stron aneksów.

O tym, jak bardzo polityka rachunkowości bywa traktowana po macoszemu, niech świadczy również fakt, iż w dokumentach tych widnieją nie tylko pracownicy, którzy już od lat w szpitalu nie pracują, ale również, których od lat nie ma już pośród żywych.

Spytacie państwo, jak to możliwe? Wobec wielu naglących problemów placówek ochrony zdrowia; spinanie budżetu oraz grafiku, kontakty z NFZ, pandemia - polityka rachunkowości jest najczęściej postrzegana, jako sprawa najmniej pilna, a więc spychana na dalszy plan. Na - wieczne - później. Efekty bywają zatrważające. 

Prawdziwą zmorą jest kwestia obiegu dokumentacji finansowo-księgowej. To również jest taki dokument, który w niektórych szpitalach istnieje w niezmienionej postaci od 20 lat i nikt o nim nie pamięta, a więc nie ma on żadnego zastosowania w praktyce. To duży błąd.

Wystarczy ustalić zasady, kto jest za co odpowiedzialny, kto się pod czym podpisuje, na co wyraża zgodę, jak długo i gdzie przechowuje się dokumenty - można to jasno i klarownie określić i nie będzie już żadnych sporów kompetencyjnych, niedomówień. A przecież dokument taki nie tyle może, ale musi w każdym szpitalu nie tylko powstać, ale być aktualny, powszechnie znany, zrozumiały i stosowany. Ustalenie zasad i reguł jest kluczowe dla sprawnego zarządzania. Mówimy przecież o gospodarowaniu publicznymi pieniędzmi, co również określa ustawa.

Tymczasem są to dokumenty zapomniane. Aktualizowane na kolanie. Często - zagubione.Bywa, że w szpitalach giną rachunki, faktury, umowy. Panuje zamęt. Nie wiadomo, kto wydał zgodę na zakup sprzętu, podpisał kontrakt z pracownikiem. Kto podjął decyzję o wydaniu konkretnych pieniędzy. W efekcie niektóre faktury bywają opłacane po terminie, z odsetkami, a VAT-u z innych nie można rozliczyć, skoro zostały one zagubione.

Cały ten bałagan naraża nie tylko główną księgową, ale również dyrektora placówki ochrony zdrowia na zarzut o niegospodarność. Polityka rachunkowości, rachunku kosztów oraz właściwa dokumentacja to bardzo ważne dokumenty finansowo-księgowe i stanowi podstawę dobrego funkcjonowania finansowego szpitala. To na ich podstawie ustalany jest m.in wynik finansowy.

Prowadzona po macoszemu polityka rachunkowości z jednej strony naraża dyrektora placówki na zarzut, iż w jego placówce nie przestrzega się zapisów prawa, ale z drugiej - że środki finansowe nie są wydatkowanie optymalnie. Kontrolerzy z NFZ, którzy mają wgląd we wszystkie dokumenty, zawsze zwracają uwagę również na tę kwestię.

Skutki mogą być opłakane: kary finansowe dla placówki, zarzuty niegospodarności dla dyrektora oraz głównej księgowej, a patrząc na sprawę globalnie, poszkodowani będą pacjenci, ponieważ gorsza sytuacja finansowa placówki powoduje trudniejszy dostęp do świadczeń opieki zdrowotnej. 

W interesie wszystkich uczestników systemu jest traktowanie polityki rachunkowości z należną jej starannością.

Polecane: