NIK: urzędy nieprzygotowane do pracy zdalnej

Pandemia koronawirusa zaskoczyła wszystkich i w wielu zakresach wymagała wdrażania pilnie nowych rozwiązań. Najnowszy raport NIK dotyczy pracy zdalnej wprowadzonej w urzędach w związku z COVID-19. Zdaniem Izby, większość urzędów była nieprzygotowana do wykonywania zadań na odległość, a organizacja pracy były nieefektywna. Wśród skontrolowanych jednostek były też oddziały NFZ oraz ośrodki pomocy społecznej.

Nieefektywna – tak NIK ocenia organizację pracy zdalnej w związku z Covid-19 w skontrolowanych instytucjach publicznych. Na 40 zbadanych urzędów, aż 34 nie były przygotowane do wykonywania zadań na odległość, głównie z powodu braku sprzętu i barier technicznych. W efekcie zaledwie co trzeci (32 proc.) pracownik skontrolowanych instytucji był w stanie zdalnie realizować kluczowe zadania. Pozostali zaś wykonywali prace niewymagające dostępu do systemów informatycznych, dokształcali się we własnym zakresie, brali udział w szkoleniach albo pozostawali do dyspozycji pracodawcy.

"W takiej sytuacji trudno mówić o rzetelnej i wydanej pracy, dlatego, mimo że liczba zakażeń rosła, lockdown był rozszerzany, a zakazy prowadzenia działalności dotykały kolejnych grup zawodowych, w skontrolowanych przez NIK instytucjach tryb pracy zdalnej był stosowany w coraz mniejszym zakresie" - wynika z kontroli. Izba podkreśla, że urzędy nie były też gotowe na wypadek wprowadzenia ponownego nakazu pracy na odległość. Stąd NIK wskazuje na konieczne zmiany systemowe, które doprowadzą do cyfrowej transformacji administracji publicznej.

Kontrola NIK objęła funkcjonowanie 40 instytucji publicznych w okresie od 1 marca 2020 r. do 23 czerwca 2021 r., po cztery: izby administracji skarbowej, oddziały ZUS, ośrodki pomocy społecznej, powiatowe urzędy pracy, prokuratury rejonowe, sądy rejonowe, urzędy gmin, urzędy skarbowe oraz trzy wojewódzkie oddziały NFZ i pięć regionalnych oddziałów KRUS.

Jak podaje NIK, według danych Eurostatu, w 2019 r. w Polsce pracowało na odległość zaledwie 5,4 proc. pracowników, jednak po tym, jak w marcu 2020 r. epidemia zaczęła przybierać na sile, w 2020 r. liczba pracowników wykonujących swoje zadnia na odległość wzrosła do 8,9 proc.

Brak przenośnego sprzętu, zdalnego dostępu do dokumentów

Choć w skontrolowanych przez NIK instytucjach, w których tryb pracy zdalnej został wprowadzony, opracowano i wdrożono właściwe procedury wewnętrzne, a także z reguły prawidłowo ewidencjonowano czas pracy, to sprawne jej zorganizowanie uniemożliwiały lub znacząco utrudniały: brak sprzętu i bariery techniczne, a także sposób wykonywania zadań w przypadku czynności związanych z bezpośrednią obsługą interesantów.

W większości skontrolowanych instytucji brakowało też przenośnego sprzętu komputerowego, nie było zdigitalizowanych danych, a systemy informatyczne były przystosowane wyłącznie do pracy stacjonarnej, bez możliwości zdalnego dostępu do dokumentów.

Jak podkreśla NIK, to wojewódzkie oddziały NFZ, jeszcze przed ogłoszeniem epidemii "były stosunkowo najlepiej przygotowane do takiego trybu pracy" pod względem sprzętu i infrastruktury.

NIK dodaje, że nie bez znaczenia był tu też charakter wykonywanych przez oddziały NFZ zadań, w niewielkim stopniu polegających na bezpośredniej obsłudze interesantów.

Korzyści i problemy

Ponad rok epidemii w Polsce pokazał, że skontrolowane instytucje nie szukały rozwiązań usprawniających pracę zdalną, zwłaszcza takich metod pracy, które pozwoliłyby na bezpośrednią obsługę interesantów. Przez ten czas nie wprowadzono również kompleksowych zmian w przepisach dotyczących pracy zdalnej ani programów (np. Programu Rozwoju Kompetencji Cyfrowych) czy strategii, które określałby cele, wskaźniki i oczekiwane wartości transformacji cyfrowej w skontrolowanych instytucjach.

Kontrolerzy NIK wykazali także, że z reguły nie przeprowadzano tam audytów czy kontroli, które pokazałyby bariery i dobre praktyki w ramach pracy zdalnej. Kierownictwo instytucji sami diagnozowali korzyści i problemy.

Dyrektor Łódzkiego Oddziału Wojewódzkiego NFZ stwierdził, że w tym czasie zmniejszyła się absencja chorobowa, zwłaszcza wśród pracowników obciążonych chorobami przewlekłymi, którzy są podatni na choroby sezonowe. Praca zdalna umożliwiła także większe skupienie, a to przełożyło się na większą wydajność, choćby w przypadku rozpatrywania przez pracowników skarg czy rozliczania umów. 

Wyniki kontroli NIK pokazały, wiec, że potrzebne są działania systemowe, aby przygotować insytucje publiczne do pracy zdalnej. Chodzi m.in. o doposażenie urzędów w przenośne komputery, a także rozwiązania techniczne umożliwiające zdalny dostęp do dokumentów. Według Izby, rząd powinien m.in. przygotować projekt ustawy wprowadzającej w Kodeksie pracy uregulowania dotyczące pracy zdalnej, w tym precyzujące definicję tego trybu pracy (uwzględniającą miejsce jej świadczenia), a także wprowadzające prawa i obowiązki występujące po stronie pracodawcy i pracownika, w tym dotyczące sposobu rozliczania kosztów zdalnego realizowania zadań. Niezbędne są też przepisy o prowadzeniu w instytucjach publicznych obowiązku prowadzenia dokumentacji w formie elektronicznej, co pozwoli na efektywną pracę na odległość, gdy zajdzie taka potrzeba.

Źródło: NIK