Własny dział księgowości w szpitalu - plusy i minusy! Warto zatrudniać księgowych na miejscu czy lepiej skorzystać z outsourcingu

Księgowość prowadzona na miejscu ma swoje dobre i złe strony, jednak również outsourcing wiąże się z pewnymi korzyściami i ograniczeniami. W tym artykule porównamy wady i zalety obu rozwiązań na przykładzie samodzielnego publicznego szpitala opieki zdrowotnej.

Zgodnie z ustawą o finansach publicznych szpitale należące do sektora publicznego mają obowiązek zatrudniać pracownika na stanowisku głównego księgowego. Nie dotyczy to jednak tych szpitali, które korzystają z samorządowego centrum usług wspólnych realizującego zadania głównego księgowego.

Własny dział księgowości umożliwia bezpośredni wgląd w dane finansowe i szybką reakcję w razie nieprawidłowości, zapewniając dyrekcji lepszą kontrolę nad płynnością finansową szpitala, kosztami utrzymania oddziałów czy kontraktami z NFZ. Ponadto księgowi zatrudnieni w szpitalu mogą na bieżąco kontaktować się z innymi działami (np. działem zamówień publicznych i zaopatrzenia), co skraca czas obiegu dokumentacji i podejmowania decyzji. Na korzyść własnego działu księgowości przemawia również wysoki poziom poufności i bezpieczeństwa danych, a także dobra znajomość struktury organizacyjnej szpitala i specyficznych potrzeb jednostki.

Własny dział księgowości stanowi duże obciążenie dla budżetu szpitala ze względu na koszty wynagrodzeń dla specjalistów, oprogramowania i regularnych szkoleń. W razie zaniechania szkoleń lub zatrudnienia osób o niskich kompetencjach istnieje ryzyko, że dział księgowości nie będzie na bieżąco ze zmieniającymi się przepisami. Ponadto niewydolność komórki (np. ze względu na chorobę pracownika) może doprowadzić do opóźnień w realizacji operacji finansowych czy przygotowaniu raportów. Za ewentualne błędy księgowych odpowiada szpital, zaś księgowy ponosi odpowiedzialność w ograniczonym zakresie (zgodnie z art. 115-122 Kodeksu pracy).

Poza głównym księgowym księgowość w szpitalu może być prowadzona przez podmiot zewnętrzny (np. biuro rachunkowe). Takie rozwiązanie może być korzystne dla placówki, jednak należy mieć na uwadze również pewne ryzyko.

Zalety outsourcingu księgowego dla szpitala

Za korzystaniem z usług biura rachunkowego przemawiają przede wszystkim niższe i przewidywalne koszty. Atutem jest również wysoka jakość usług, ponieważ biura rachunkowe współpracujące ze szpitalami zatrudniają specjalistów z doświadczeniem w prowadzeniu księgowości w placówkach medycznych. Niemniej w razie błędu szpital może domagać się odszkodowania od biura, ponieważ podmioty zajmujące się prowadzeniem ksiąg rachunkowych muszą posiadać ubezpieczenie OC. Ponadto kancelarie rachunkowe często zapewniają dodatkowe usługi w postaci obsługi kadrowo-płacowej, konsultacji księgowych czy porad prawnych.

Wady outsourcingu księgowego dla szpitala

Przy korzystaniu z usług biura rachunkowego dyrekcja szpitala ma ograniczony dostęp do danych finansowych. Współpraca z zewnętrznym podmiotem rodzi również ryzyko ujawnienia informacji, dlatego należy zadbać o dokładne uregulowanie tej kwestii w umowie. Zewnętrzni księgowi mają również mniejszą znajomość szczegółów dotyczących funkcjonowania placówki, tzn. jej struktury, źródeł finansowania czy kontraktów z NFZ. Ponadto przy korzystaniu z outsourcingu obieg informacji może być utrudniony, co może doprowadzić do opóźnień w rozliczeniach lub raportowaniu.

Dyrekcja szpitala może powierzyć prowadzenie księgowości własnym pracownikom lub zewnętrznemu podmiotowi, którym może być na przykład kancelaria rachunkowa specjalizująca się w obsłudze placówek medycznych. Oba rozwiązania mają dobre i złe strony, przy czym należy pamiętać, że w szpitalach za prowadzenie rachunkowości odpowiada najczęściej główny księgowy zatrudniony przez placówkę. Dzięki temu możliwe jest połączenie zalet księgowości na miejscu z korzyściami płynącymi z outsourcingu księgowego.

Materiał partnerski