Nowe dokumenty dla ratownictwa medycznego od 1 stycznia 2026 r. Szpitale muszą przygotować systemy

Od 1 stycznia 2026 r. wchodzą w życie nowe obowiązki dotyczące elektronicznej dokumentacji medycznej (EDM) w ratownictwie. Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Zdrowia z 9 lipca 2025 r. (Dz.U. 2025 poz. 930) zespoły ratownictwa medycznego i szpitale będą musiały obsługiwać dokumenty KMCR i KMLZRM w systemie P1. Zmiany mają usprawnić wymianę danych między ZRM a szpitalami, zwiększyć bezpieczeństwo pacjentów i ograniczyć papierową dokumentację.

Od początku 2026 roku wszystkie zespoły ratownictwa medycznego oraz szpitale będą zobowiązane do obsługi dwóch nowych dokumentów w ramach EDM: Karty medycznych czynności ratunkowych (KMCR) oraz Karty medycznej lotniczego zespołu ratownictwa medycznego (KMLZRM). Obowiązek ten wynika wprost z rozporządzenia Ministra Zdrowia z dnia 9 lipca 2025 r.
Celem zmian jest usprawnienie obiegu dokumentacji wytwarzanej przez ZRM oraz zapewnienie szpitalom dostępu do danych pacjenta bez konieczności uzyskiwania dodatkowych zgód.

KMCR obejmuje dokumentację medycznych czynności ratunkowych wykonywanych przez naziemne zespoły ratownictwa medycznego. KMLZRM dotyczy analogicznej dokumentacji tworzonej przez lotnicze zespoły ratownictwa medycznego. Oba dokumenty będą wytwarzane jako elektroniczna dokumentacja medyczna, indeksowana w systemie P1, co umożliwi jej szybkie wyszukanie i pobranie przez szpital.

Nowe przepisy mają przynieść kilka korzyści:

• uproszczenie wymiany dokumentacji między ZRM a szpitalami,

• zwiększenie bezpieczeństwa danych i pacjenta,

• całodobowy dostęp pacjenta do dokumentacji na Internetowym Koncie Pacjenta,

• poprawę wygody, ekonomii i ekologii dzięki odejściu od papieru,

• szybszy dostęp do informacji i lepszą koordynację leczenia.

Dla personelu SOR i izb przyjęć oznacza to wcześniejszą wiedzę o stanie pacjenta i możliwość lepszego przygotowania się na jego przyjęcie.

Każdy szpital, do którego pacjentów przewożą zespoły ratownictwa medycznego, musi uruchomić dedykowaną skrzynkę e-mail. To na nią będą trafiać zapowiedzi transportu pacjenta oraz informacje o wytworzeniu EDM w SWD PRM. Adres e-mail należy przekazać do Krajowego Centrum Monitorowania Ratownictwa Medycznego na adres rozwoj@kcmrm.pl, wraz z danymi szpitala i numerem kontaktowym osoby odpowiedzialnej.

Na wskazany adres e-mail będą przesyłane:

• zapowiedzi przyjazdu ZRM z podstawowymi danymi medycznymi i czasem przybycia,

• informacje o utworzeniu zdarzenia medycznego i EDM, wraz z indeksem dokumentacji w systemie P1.

Jak podkreślono w komunikacie, „zapowiedź dostarczy personelowi SOR/IP istotnych informacji o transportowanym pacjencie i pozwoli się przygotować na jego przyjęcie”.

Możliwość wyszukania i pobrania KMCR lub KMLZRM jest uzależniona od tego, czy szpital posiada oprogramowanie zintegrowane z usługą wymiany EDM. Przepisy jasno wskazują, że usługodawcy są obowiązani zapewnić możliwość dokonywania wymiany danych zawartych w elektronicznej dokumentacji medycznej. Bez integracji z P1 dostęp do dokumentacji pacjenta będzie niemożliwy.

Od 1 stycznia 2026 r. zacznie obowiązywać model przejściowy, oparty na komunikacji e-mailowej między SWD PRM a szpitalem. Ma on umożliwić przekazanie informacji o wytworzeniu KMCR/KMLZRM wraz z indeksem dokumentacji. Model docelowy zakłada pełną automatyzację: system SWD PRM → system P1 → system HIS, czyli powiadomienia bezpośrednio w systemach szpitalnych.

Szczegóły techniczne oraz dokumentacja integracyjna dostępne są na stronach ezdrowie.gov.pl oraz isus.ezdrowie.gov.pl. Dostęp do środowiska integracyjnego systemu P1 otrzymują dostawcy oprogramowania, którzy złożyli odpowiedni wniosek. Szczegółowy opis procesu znajduje się w załączniku „Komunikat dla szpitali” – dokument dotyczy również szpitali bez SOR/IP, do których pacjentów przewożą zespoły ratownictwa medycznego.